Кавовий бізнес активно розвивається, тож у 2025 році недостатньо мати лише якісну арабіку та створити затишну атмосферу в кав’ярні. Тепер на перший план виходить швидкість, точність та сучасні технології, які дозволять бути на кілька кроків попереду.
В умовах високої конкуренції, нестачі персоналу та того, що очікування клієнтів постійно зростають, автоматизація стає ключем до розвитку та стабільності, пише 24 Канал.
Читайте також Франшиза чи власний бренд: що вигідніше для кавового бізнесу
Разом з українським виробником кави Gemini розберемо, які процеси кавового бізнесу варто автоматизувати, щоб підвищити ефективність закладу, мінімізувати людський фактор та забезпечити стабільне зростання прибутків. Кожне цифрове рішення від POS-систем із CRM до розумного обладнання працює на ефективність та репутацію бренду.
POS-системи з інтеграцією CRM – автоматизація роботи
Сучасна POS-система (Point of Sale) – це потужний цифровий інструмент, який дозволяє зручно працювати з клієнтами. Завдяки режиму POS можна скоротити час замовлення та оплати. Зараз POS-система полегшує адміністрування й економить час для бариста та власників кав’ярень. Ця ключова технологія дозволяє закладу стати успішним.
Завдяки касовій системі можна легко обробляти платежі й транзакції, а клієнти мають можливість оплатити замовлення картою, мобільним телефоном чи іншим безконтактним методом.
У випадку, коли кав’ярня переповнена відвідувачами, завдяки цифровому інструменту можна робити замовлення одразу за столиком. Таким чином менша кількість персоналу може обслужити більшу кількість гостей одночасно. Гості можуть менше часу чекати на оформлення замовлення та його приготування.
POS-система надає змогу відстежувати найпопулярніші позиції й аналізувати пікові години активності та періоди спаду замовлень. Для власників бізнесу – це потужний інструмент, який дозволяє розуміти, які товари найбільше мають попит.
Інтеграція POS із CRM – управління системної роботи, яке не лише дозволяє контролювати продажі, але й аналізувати звички клієнтів в одному інтерфейсі.
CRM – це програма для обліку товарів та формування бухгалтерських звітів, контролю співробітників, запису клієнтів тощо. Використовуючи її, можна автоматизувати продажі, керувати даними клієнтів та іншими бізнес-процесами.
За допомогою CRM для ресторанів можна привітати гостя з днем народження, запропонувати йому бонус чи розповісти про новинки в закладі. Програма допомагає покращити маркетингову стратегію, а грамотне налаштування – зміцнити цільову аудиторію.
А от сучасний застосунок для офіціантів став чудовою заміною паперовим блокнотам, який дозволяє прийняти замовлення швидко й точно. Він дає можливість значно скоротити час на прийом замовлення й забезпечує приріст обороту закладу більше, ніж на 10% у піковий час.
Розумне управління – закупівлі, залишки й персонал
Автоматизоване управління закупівлями та залишками (враховуючи сезонність) допомагає уникнути перевитрат й тримати бізнес під контролем під час щоденних процесів, навіть коли власника немає на місці. У сучасному світі це є фундаментом стабільної роботи кав’ярні.
Система обліку автоматично відстежує залишки й сповіщає, коли час робити замовлення, а запаси планувати залежно від сезонності й попиту. До прикладу, влітку знадобиться більше льоду, а от взимку – молока та спецій. Завдяки розумному управлінню можна зменшити списання й перевитрати, бо замовляти щось “на око” більше не доведеться. Програма бачить, скільки є кави, молока, цукру й попереджає, коли щось закінчується.
Через спеціалізоване програмне забезпечення бізнесом можна керувати швидше й без зайвої паперової роботи. Інструменти дозволяють навіть управляти персоналом.
Конкретна програма формує гнучкі графіки роботи з урахуванням вихідних та дозволяє нараховувати зарплату. Така автоматизація є досить зручною, оскільки дозволяє уникати людських помилок та вдало вибудовує внутрішню структуру.
Дані в реальному часі – аналітика, дашборди та лояльність
Цифрові інструменти допомагають власникам кавового бізнесу краще розуміти свого клієнта та ухвалювати швидкі рішення. Аналітика, дашборди та системи лояльності покращують обслуговування, утримують клієнтів та збільшують прибуток. Далі розповімо, як це все працює.
Аналітика в реальному часі
Спеціальні платформи (Google Data Studio, Power BI, дашборди у POS-системах) показують, які позиції є найпопулярнішими та яким є середній чек. Окрім того, система прослідковує час найбільшого потоку клієнтів й аналізує продажі з урахуванням часу доби чи акцій.
Дашборди – контроль за процесами
Візуальні панелі допомагають слідкувати за продажами по змінах, помічати “провальні” позиції в меню та навіть контролювати ефективність персоналу й бачити середній час обслуговування. Індивідуальний екран моніторингу показників дозволяє відстежувати динаміку в зручній формі в режимі online. З основних плюсів – можливість бачити виторг за категоріями, виторг по годинах, загальний виторг та кількість чеків.
Система лояльності
Автоматизована програма лояльності збирає дані про вподобання гостей, надсилає push-пропозиції чи електронні листи зі спецпропозиціями. Окрім того, система заохочує повторні візити через кешбеки чи накопичувальні бонуси.
Новітнє обладнання та доставка
Сучасні технології здатні змінити повсякденну роботу кав’ярень – від приготування напою за допомогою розумної кавомашини до обробки замовлень на доставку.
Новітні кавомашини оснащені функцією автоматичного збереження рецептів напоїв, що суттєво полегшує роботу баристи, забезпечує стабільну якість та зменшує кількість помилок.
Розумне обладнання навіть дозволяє підключатися до хмарних сервісів для моніторингу технічного стану й може повідомляти про необхідність чистки чи техобслуговування.
Сьогодні кав’ярні активно користуються службами доставки – Glovo, Bolt Food, тому автоматизація процесу дозволяє синхронізувати POS-систему з цими платформами, мати єдиний інтерфейс для обробки замовлень та автоматично оновлювати позиції у меню. Отримання даних про популярність доставок та час приготування замовлення значно знижує навантаження на персонал та підвищує лояльність клієнтів.
Розумна техніка та цифрові сервіси допомагають швидше обслуговувати навіть в пікові години. Завдяки автоматизованим процесам обслуговування відбувається значно швидше. Система зменшує залежність людського фактора, тож помилки мінімізовуються, а на кухні чи барі персонал чітко бачить черговість замовлень. Новітнє обладнання робить бізнес гнучкішим, ефективнішим та більш прибутковим.
Автоматизація процесів у 2025 році стає необхідністю для кавового бізнесу. Завдяки цифровим рішенням можна будувати якісну взаємодію з клієнтами та забезпечувати безперебійне функціонування в найгарячіші години. Інвестиція в сучасні технології – це основа для зростання й успіху кав’ярні.
Кавова культура розвивається семимильними кроками. Але які б нововведення нас не чекали в автоматизації бізнесу, незмінною залишається смачна кава. Компанія Gemini вже 29 років пропонує якісну продукцію та постачає найкращу каву в десятки тисяч закладів по всій Україні, а завдяки зручному сайту з великим вибором, всього за кілька кліків можна замовити додому будь-яку каву.
